Process från utlysning till projekt

Föregås av strategiskt arbete

Innan en ny utlysning görs föregås den vanligtvis av ett strategiarbete. Detta förarbete involverar parter och avnämare från både högskolan och näringslivet. Vid en hel del utlysningar genomförs också avstämningar, eller mer direkt samverkan, med andra finansiärer. Det strategiska arbetet leder fram till ett programförslag som sedan bearbetas av VD för att passa in i stiftelsens övergripande planering, innan det läggs fram till styrelsen.

Annonsering

Efter det att styrelsen beslutat om en utlysning annonseras den ut på stiftelsens webbplats. Den skickas också till universitet och andra intressenter. I vissa fall annonseras den även i media, såsom rikspress och branschtidskrifter.

Ansökningsperioden brukar vanligtvis uppgå till några månader för att de sökande ska hinna sätta ihop de konstellationer och genomföra annat förarbete som behövs för ansökan. Alla ansökningar lämnas via stiftelsens webbaserade ansökningsportal.

Att skicka in en ansökan

Alla ansökningar  lämnas via stiftelsens webbaserade Ansökningsportal.

Ansökningsportalen är ett elektroniskt verktyg för hantering av ansökningar och rapporter. Den är öppen för alla som vill lämna en ansökan om bidrag eller som har bidrag från Stiftelsen för Strategisk Forskning. Ansökningsportalen är lösenordsskyddad.

”Ansökningsportalen” finns i menyn till vänster på SSF:s webbplats. Det går också bra att använda länken http://apply.strategiska.se direkt.

Användarnamn och lösenord

Användarnamnet till portalen är den egna e-postadressen. Den som använder portalen för första gången får instruktioner om hur man går tillväga för att erhålla ett lösenord genom att klicka på ”New user”.

Användare som redan är registrerade på en e-postadress men vill byta användarnamn måste kontakta SSF.

Användare som redan har ett lösenord till Ansökningsportalen, men som glömt detta kan få lösenordet skickat till sig genom att klicka på länken ”Forgot password/send me my password”.

Den som har loggat in i portalen kan skapa ansökningar inom de utlysningar som är öppna för tillfället. Det går också att se ansökningar och annan information som den inloggade tidigare har lämnat.

Beredningskommittéer

Efter ansökningstidens utgång börjar beredningen. Vanligtvis tillsätter stiftelsen en beredningskommitté som har till uppgift att genomföra granskningsprocessen för ansökningar inom ett utlyst program. Kommittén består av 5 – 12 ledamöter från högskola, näringsliv och samhället i övrigt.

Beredningskommittén lämnar förslag till VD om externa sakkunniga och övriga utvärderingsgrupper som krävs för att genomföra granskningen. Beredningskommittén bedömer inkomna ansökningar och kan lämna förslag till vilka ansökningar som tidigt skall avföras från vidare beredning.

I de flesta stora utlysningar skickas ansökan till minst tre externa sakkunniga. Baserat på utlåtanden från eventuella externa sakkunniga och egen vetenskaplig och strategisk bedömning rangordnar kommittén inkomna ansökningar.

Styrelsen beslutar

Kommittén överlämnar sedan ett väl motiverat förslag till vilka ansökningar som ska beviljas, inklusive bidragsstorlek, till VD. Normalt föredrar ordförande i beredningskommittéen för SSF:s styrelse vilka projekt som föreslås tilldelning. Slutligt bidragsbeslut fattas av stiftelsens styrelse.

De sökande hålls vanligtvis informerade under beredningsperioden. Information som sänds ut är till exempel ansökningsstatistik och tidsplaner. Så fort styrelseprotokollet är justerat meddelas de sökande om resultatet. Kontrakt inklusive SSF:s villkor skickas vanligtvis ut ca 1-3 veckor efter det att styrelsen fattat beslut.

Tid till beslut

Stiftelsen har som målsättning att tiden mellan sista ansökningsdag och styrelsebeslut ska vara ca 6-9 månader för riktade utlysningar (till exempel utlysningar som ligger inom endast ett av stiftelsens insatsområden) och ca 9-12 månader för breda utlysningar (till exempel utlysningar som täcker alla stiftelsens insatsområden).

Programkommitté

SSF strävar efter att ge projektledare inom beviljade projekt relativt stor frihet att hantera beviljade medel.

Stiftelsen genomför dock regelbundet uppföljningar och utvärderingar för att försäkra sig om att bidragen används på det sätt som överenskommits mellan SSF, projektledare och förvaltande organisation.

Inom vissa program tillsätts en programkommitté, bestående av ledamöter från högskola, näringsliv och samhället i övrigt. Programkommittén har till uppgift att följa och bidra till utvecklingen av ett pågående program. Kommittén ska följa forskningsverksamheten inom de pågående projekten och vid behov rapportera till stiftelsens VD.

Lösa tvister

Programkommittén ska vid behov försöka lösa eventuella tvister och problem vad gäller till exempel fördelning av arbete och medel mellan delprojekt inom ett rambidrag, och om detta inte visar sig möjligt, rapportera förhållandet till stiftelsens VD. Kommittén ska också hantera övergripande eller samordnande frågor rörande projekten inom programmet, såsom eventuella övergripande programkonferenser eller sommarforskarskolor.

Årlig rapportering

De beviljade projekten ska årligen rapportera ekonomi och verksamhet. Verksamhetsrapporten syftar till att hämta in de viktigaste delarna av projektets framskridande. Här lämnas information utöver den som tidigare lämnats i ansökan. Mer detaljerad information lämnas i halvtidsrapport (gäller endast stora projekt) eller slutrapport (gäller alla projekt, utom informations- och konferensbidrag).

Den ekonomiska redovisningen syftar till att informera stiftelsen om projektets ekonomiska status och hur medlen använts under närmast föregående kalenderår. Årsrapportering ska göras för alla löpande projekt samt för de projekt vars dispositionstid tog slut någon gång under närmast föregående kalenderår. Slutrapport och halvtidsrapport kompletterar årsrapporten för de år som dessa ska lämnas (se gällande kontrakt). Alla rapporter lämnas via stiftelsens webbaserade ansökningsportal.

Rapportering av projekt

Rapporter kan bara lämnas av användare i Ansökningsportalen som tidigare lämnat en ansökan och fått bidrag från SSF. Använd länken Rapport som finns till höger om det projekt som ska rapporteras. Här finns instruktioner och inmatningsfält för års-, halvtids-, och slutrapportering. Vilka data som krävs i rapporterna framgår av dessa mallar: årsrapport, halvtidsrapport, slutrapport.

Rekvisitioner

Mallar för rekvisitioner hittas genom att som projektledare logga in i portalen och klicka på det ansökans-/projektnummer för vilket rekvisitionen gäller. Klicka därefter på ”Rekvisition” och fyll i de fält som krävs. Klicka på ”Visa rekvisition” och kontrollera att det ser rätt ut. Skriv ut rekvisitionen på den egna organisationens brevpapper. Signera rekvisitionen och skicka den till: Stiftelsen för Strategisk Forskning, Box 70483, 107 26 Stockholm. Vilka data som krävs i rekvisitionen framgår av denna rekvisitionsmall.

Anhållan om medel för kommersialisering av forskningsresultat.

För större bidrag avsätter SSF 3 % av det totala bidraget för kommersialisering av forskningsresultat. För att ta del av dessa medel skickas en anhållan till SSF.

Mallar för anhållan hittas genom att som projektledare logga in i portalen och klicka på det ansökans-/projektnummer för vilket anhållan gäller. Klicka därefter på ”Anhållan om nyttiggörandemedel” och fyll i de fält som krävs. Klicka på ”Fortsätt/Skriv ut anhållan” och kontrollera att det ser rätt ut. Skriv ut anhållan på den egna organisationens brevpapper. Signera rekvisitionen och skicka den till: Stiftelsen för Strategisk Forskning, Box 70483, 107 26 Stockholm. Vilka data som krävs i anhållan framgår av denna mall [JAM ordnar pdf-mall]. SSF hanterar anhållan om nyttiggörandemedel löpande. Glöm ej att läsa om SSF:s villkor för nyttiggörande [länk till kontraktsbilaga 2] innan ni fyller i anhållan.

Projektslut sker genom att en sista årsrapport samt slutrapport skickas in till SSF (via ansökningsportalen). Efter godkänd slutrapport kan kvarvarande medel rekvireras.

SSF utvärderar kontinuerligt sin verksamhet samt den verksamhet som stöds genom bidragen. Större forskningsprogram utvärderas normalt efter halva tiden, utifrån vetenskap, strategisk relevans och projektplan. Halvtidsutvärderingar kan leda till åtgärd från SSF. Mer sällan genomförs även slututvärderingar av program, t ex för att inhämta information inför utlysning av ett nytt liknande program.

Förutom den projektspecifika rapporteringen och programutvärderingarna så genomför stiftelsen ibland områdes- eller effektutvärderingar. Dessa genomförs ibland enbart av SSF och ibland i samarbete med andra forskningsfinansiärer. En områdesutvärdering kan omfatta hela den av stiftelsens finansierade, eller till och med landets samlade högskolebaserade (och i tillämpliga fall även industriell) forskning, inom ett område. En effektutvärdering kan röra specifika bidragsformer eller områden över en längre tid för att utröna om de har haft avsedd effekt.